05/10/2021

Kajian kes penggunaan Chatbot oleh Majlis Amanah Rakyat (MARA)

Majlis Amanah Rakyat (MARA)

Majlis Amanah Rakyat (MARA), sebuah agensi Kementerian Pembangunan Luar Bandar, ditubuhkan pada 1 Mac 1966 di bawah Akta Parlimen sebagai sebuah badan berkanun hasil daripada resolusi Kongres Ekonomi Bumiputera pertama pada tahun sebelumnya. Adalah menjadi kewajipan Majlis bagi memajukan,menggalakkan,memudahkan serta menjalankan pembangunan ekonomi dan kemasyarakatan dalam persekutuan dan khususnya dalam kawasan-kawasan luar bandar.

Cabaran

  • Unit Pembangunan Pelajar MARA, berdepan dengan cabaran dalam menangani dan menguruskan pelbagai soalan dan pertanyaan daripada pihak awam. 
  • Antara persoalan yang sering diterima adalah berkaitan kursus yang ditawarkan, biasiswa, pinjaman, kaedah pinjaman dan sebagainya.
  • Melalui kaedah semasa, pihak MARA menyediakan dan menyalurkan informasi tersebut melalui pautan dokumen (PDF) yang dimuatnaik ke dalam Portal rasmi MARA. 
  • Pihak MARA menyedari dan mendapati kaedah ini kurang efektif kerana terdapat lebih 50 set dokumen berkaitan dan orang awam perlu mencari informasi tersebut secara kendiri.
  • Kesukaran ini menyebabkan pengguna mula menggunakan alternatif lain seperti melalui panggilan telefon, emel atau menggunakan media sosial bagi mendapatkan jawapan dan respon yang lebih pantas dari pihak MARA.
  • Di dalam menguruskan situasi ini, pihak MARA berdepan dengan kekangan dalam menyediakan maklumat secara pantas dan cepat. Faktor pemangkin kepada permasalahan ini disebabkan oleh jumlah kakitangan yang terbatas dengan kerja hakiki semasa dan ditambah lagi dengan kes COVID-19 yang menghadkan bilangan kakitangan untuk hadir pada waktu pejabat.
  • Peningkatan yang mendadak berkaitan soalan yang diajukan, perubahan polisi dan sebagainya telah menyebabkan MARA mencari pendekatan dan kaedah yang lebih baik bagi menyantuni setiap persoalan dari orang awam.

Pendekatan

  • Berdasarkan cabaran yang dihadapi oleh Majlis Amanah Rakyat, pendekatan yang terbaik adalah melalui penggunaan teknologi Chatbot. 
  • Chatbot adalah satu aplikasi untuk kemudahan komunikasi dalam bentuk perbualan dua hala secara maya menerusi paparan teks dan imej. 
  • Aplikasi Chatbot dapat membantu pihak MARA dalam mengoptimumkan capaian penyampaian maklumat secara terus kepada pengguna dengan mengintegrasikan portal rasmi bersama dengan aplikasi tersebut.
  • Faktor kekangan kakitangan yang dihadapi oleh pihak MARA kini dapat diatasi dengan bantuan Chatbot.
  • Antara ciri kefungsian yang disediakan oleh Chatbot adalah menjawab soalan lazim secara automatik, menyalurkan informasi berkaitan kursus, pinjaman dan sebagainya serta menyampaikan dasar-dasar kerajaan.
  • Kini, dengan hanya satu aplikasi, pihak MARA dapat memberikan respon dan maklum balas secara pantas dan cepat kepada pengguna. Chatbot berfungsi dan diuruskan secara automatik selama 24 jam sehari tanpa henti.

Hasil

  • Dengan adanya bantuan Chatbot, setiap pertanyaan oleh orang awam dapat dijawab dengan lebih pantas dan efektif.
  • Pihak pengurusan dan kakitangan MARA dapat mengurangkan beban kerja dengan dan fokus pada kerja hakiki.
  • Chabot telah mengambil bahagian dalam proses penyampaian maklumat dan bekerja 24 jam sehari tanpa henti.
Article written by ADAM

Jangan tunggu,
hubungi kami hari ini

Di talian: +603 5611 5884
Ketahui lebih banyak kaedah untuk menjangkau dan berkomunikasi dengan pelanggan dalam talian melalui penyelesaian livechat-to-chatbot.
Hubungi kami
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x